Introduction

Bridgestone Canada, Inc. (« BSCA ») œuvre dans les secteurs de la fabrication et de la distribution de pneus et de textiles ainsi que de la prestation de services d’entretien de véhicules automobiles.

BSCA s’est engagée à maintenir l’exactitude, le caractère confidentiel et la sécurité des renseignements personnels des concessionnaires, des clients et des employés. Cet engagement se reflète dans les dispositions en vigueur en matière de protection de la vie privée et de confidentialité qui se retrouvent dans diverses politiques de BSCA. Il se reflète également dans la haute opinion qu’ont les concessionnaires, les clients et les employés de la gestion des renseignements personnels assurée par BSCA et dans la confiance qu’ils lui manifestent à cet égard.

En mars 1996, le nouveau Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation, CAN/CSA Q830 96 (le « Code CSA ») a été publié à titre de Norme nationale du Canada. BSCA a adopté le Code de pratiques équitables en matière de renseignements afin de décrire la façon dont elle souscrit aux principes du Code CSA et aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Le Code de pratiques équitables en matière de renseignements de BSCA (le « code de protection de la vie privée ») est un énoncé de principes et de lignes directrices officiel portant sur les exigences minimales en matière de protection des renseignements personnels que BSCA offre à ses concessionnaires, à ses clients et à ses employés. Le code de protection de la vie privée vise à assurer des pratiques responsables et transparentes sur le plan de la gestion des renseignements personnels, conformément à la Norme nationale et aux lois fédérales.

BSCA continuera d’examiner son code de protection de la vie privée au moins tous les cinq ans afin de s’assurer de sa pertinence et de veiller à ce qu’il demeure à jour pour tenir compte de l’évolution de la technologie et des lois ainsi que des besoins changeants de BSCA et de ses concessionnaires, clients et employés.

Sommaire des principes

Principe 1 – Responsabilité
BSCA est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci dessous.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
BSCA doit déterminer les fins de la collecte des renseignements personnels au plus tard au moment de la collecte.

Principe 3 – Obtention du consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels
Le concessionnaire, le client ou l’employé doit être informé de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels et y consentir, sauf dans des circonstances où cela serait jugé inapproprié.

Principe 4 – Limitation de la collecte des renseignements personnels
BSCA doit limiter la collecte des renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire aux fins déterminées. BSCA doit recueillir ces renseignements de façon honnête et licite.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
BSCA ne doit pas utiliser ni communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ceux ci ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. BSCA ne peut conserver les renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à la réalisation des fins déterminées.

Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils doivent être utilisés.

Principe 7 – Mesures de sécurité
BSCA doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Principe 8 – Transparence au sujet des politiques et des pratiques
BSCA doit mettre à la disposition des concessionnaires, des clients et des employés des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

Principe 9 – Accès des concessionnaires, des clients et des employés aux renseignements personnels
BSCA doit informer le concessionnaire, le client ou l’employé qui en fait la demande de l’existence des renseignements personnels le concernant, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Le concessionnaire, le client ou l’employé peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

Principe 10 – Possibilité de porter plainte contre le non respect des principes
Le concessionnaire, le client ou l’employé doit pouvoir porter plainte à l’égard du non respect des principes énoncés ci dessus en communiquant avec la ou les personnes désignées responsables de la conformité de BSCA au code de protection de la vie privée.

Portée et mise en application

Les dix principes qui constituent le fondement du code de protection de la vie privée sont interreliés et BSCA doit les respecter dans leur ensemble. Chaque principe doit être lu à la lumière des observations qui l’accompagnent. Comme le Code CSA l’y autorise, BSCA a adapté les observations présentées dans le code de protection de la vie privée aux questions en matière de renseignements personnels qui lui sont propres.

La portée et la mise en application du code de protection de la vie privée se présentent comme suit :

• Le code de protection de la vie privée s’applique aux renseignements personnels sur les concessionnaires, les clients et les employés de BSCA que celle ci recueille, utilise ou communique.
• Le code de protection de la vie privée s’applique à la gestion des renseignements personnels, qu’ils soient sous forme verbale, électronique ou écrite.
• Le code de protection de la vie privée n’impose pas de limites à la collecte, à l’utilisation ou à la communication, par BSCA, du nom, du titre, de l’adresse commerciale ou du numéro de téléphone d’un employé d’un organisme.
• La mise en application du code de protection de la vie privée est assujettie aux exigences ou aux dispositions des lois, des règlements, des tarifs ou des conventions (par exemple, les conventions collectives), ou à l’ordonnance d’un tribunal ou d’une autre autorité légitime.

Définitions

BSCA – Bridgestone Canada, Inc.;

client – personne qui fait l’une ou l’autre des démarches suivantes :

a) a recours ou demande de recourir aux produits ou services de BSCA;

b) correspond avec BSCA;

c) participe à un programme de commercialisation promotionnel de BSCA ou s’inscrit à un concours parrainé par celle ci;

collecte – action de recueillir, d’acquérir, d’inscrire ou d’obtenir des renseignements personnels de quelque provenance que ce soit, y compris de tiers, de quelque façon que ce soit;

communication – transmission de renseignements personnels à des tiers;

concessionnaire – particulier qui est un concessionnaire autorisé de BSCA et qui achète des produits de BSCA afin de les vendre au détail ou de les revendre ou qui est autorisé à utiliser une ou plusieurs marques de commerce dont BSCA est propriétaire ou qu’elle est autorisée à utiliser relativement à la prestation de services d’entretien de véhicules automobiles;

consentement – acquiescement libre à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels à des fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne concernée ou par son représentant autorisé. Le consentement explicite peut être donné sous forme verbale, électronique ou écrite mais est toujours non équivoque et n’exige aucune inférence de la part de BSCA. Le consentement implicite survient lorsque les actes ou l’inaction de la personne concernée permettent raisonnablement de déduire qu’il y a consentement;

employé – employé ou retraité de BSCA;

renseignements personnels – renseignements sur une personne identifiable qui ne constituent pas des données cumulatives ne pouvant être associées à une personne en particulier;

À l’égard d’un concessionnaire ou d’un client, ces renseignements comprennent les renseignements sur la solvabilité, les dossiers de facturation, l’adresse et le numéro de téléphone personnels, le numéro d’identification du véhicule et d’autres renseignements précis sur les véhicules qui lui appartiennent ou qu’il loue ainsi que toute plainte consignée.

À l’égard d’un employé, ces renseignements comprennent les données figurant dans les dossiers d’emploi du personnel, les évaluations de rendement, les renseignements de nature médicale et les données sur les avantages sociaux.

tiers – personne autre que le client ou son mandataire ou entité autre que BSCA;

utilisation – traitement, manipulation et gestion des renseignements personnels par BSCA.

Description du code de protection de la vie privée

Principe 1 – Responsabilité

BSCA est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci dessous.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

BSCA doit déterminer les fins de la collecte des renseignements personnels au plus tard au moment de la collecte.

a) BSCA ne recueille des renseignements personnels qu’aux fins suivantes :

A. établir et maintenir des relations commerciales responsables avec les concessionnaires et les clients et fournir des services continus;

B. s’acquitter de ses obligations relatives aux demandes de règlement et d’autres travaux en matière de garantie conformément à ses garanties limitées publiées;

C. comprendre les besoins des clients;

D. mettre au point, améliorer, commercialiser ou fournir des produits et services;

E. gérer et accroître son entreprise et ses activités, y compris les questions relatives au personnel et à l’emploi;

F. répondre aux exigences des lois et règlements.

Les mentions de « fins déterminées » désignent les fins déterminées dans le présent principe 2.

b) BSCA doit préciser sous forme verbale, électronique ou écrite les fins déterminées au concessionnaire, au client ou à l’employé au plus tard au moment de la collecte des renseignements personnels. Les personnes procédant à la collecte doivent expliquer ces fins déterminées à la personne concernée qui en fait la demande ou mettre cette personne en rapport avec une personne désignée au sein de BSCA à cette fin.

c) À moins d’y être tenue par la loi, BSCA n’utilisera ni ne communiquera, à aucune autre nouvelle fin, des renseignements personnels qu’elle a recueillis sans tout d’abord préciser et documenter la nouvelle fin et obtenir le consentement du concessionnaire, du client ou de l’employé.

Principe 3 – Obtention du consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels

Le concessionnaire, le client ou l’employé doit être informé de la collecte, de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels et y consentir, sauf dans des circonstances où cela serait jugé inapproprié.

a) Dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée et sans son consentement, par exemple, si cela est clairement dans l’intérêt de celle ci et qu’il est impossible d’obtenir son consentement dans les délais requis lorsqu’il s’agit d’un mineur ou d’une personne gravement malade ou qui souffre d’incapacité mentale.

BSCA peut également recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement lorsque l’obtention du consentement pourrait aller à l’encontre du but visé par la collecte, comme dans le cas d’une enquête sur la violation d’une convention ou d’une infraction à une loi fédérale ou provinciale.

BSCA peut également utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement en cas d’urgence lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.

BSCA peut communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée ou sans son consentement à un avocat représentant la société, en vue de recouvrer une dette, de se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une autre ordonnance d’un tribunal, ou tel que le prévoit la loi.

b) Lorsqu’elle tente d’obtenir le consentement, BSCA doit faire des efforts raisonnables pour s’assurer que le concessionnaire, le client ou l’employé est informé des fins déterminées auxquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Les fins doivent être énoncées de façon à être raisonnablement comprises par le concessionnaire, le client ou l’employé.

c) De façon générale, BSCA doit demander le consentement d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels en même temps qu’elle les recueille. Toutefois, BSCA peut demander ce consentement après avoir recueilli les renseignements mais avant de les utiliser ou de les communiquer à de nouvelles fins.

d) BSCA ne peut demander aux concessionnaires et aux clients, selon le cas, de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels à titre de condition à la fourniture d’un produit ou à la prestation d’un service que si cette collecte, cette utilisation ou cette communication est nécessaire aux fins déterminées.

e) Lorsqu’elle établit la forme appropriée du consentement, BSCA doit tenir compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses concessionnaires, clients et employés.

f) En règle générale, le fait qu’un concessionnaire ou un client utilise ses produits et services ou qu’un employé accepte un emploi ou des avantages sociaux constitue, pour BSCA, un consentement implicite à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels à toutes les fins déterminées.

g) Un concessionnaire, un client ou un employé peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un délai raisonnable. Les concessionnaires, les clients et les employés peuvent communiquer avec BSCA pour obtenir de plus amples renseignements sur les conséquences du retrait d’un consentement.

Principe 4 – Limitation de la collecte des renseignements personnels

BSCA doit limiter la collecte des renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire aux fins déterminées.

BSCA doit recueillir ces renseignements de façon honnête et licite.

a) BSCA recueille des renseignements personnels principalement auprès de ses concessionnaires, clients et employés.

b) BSCA peut également recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, y compris des agences d’évaluation du crédit, des employeurs ou des références personnelles, ou d’autres tiers qui déclarent avoir le droit de communiquer les renseignements.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

BSCA ne doit pas utiliser ni communiquer des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ceux ci ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. BSCA ne peut conserver les renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à la réalisation des fins déterminées.

a) Dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l’insu de la personne concernée et sans son consentement (voir le principe 3).

b) En outre, BSCA peut communiquer les renseignements personnels d’un concessionnaire ou d’un client aux personnes suivantes :

A. à une autre personne aux fins de la mise au point, de l’amélioration, de la commercialisation, de l’offre ou de la prestation de l’un ou l’autre des produits ou services de BSCA;

B. à un mandataire dont BSCA a retenu les services relativement au recouvrement du compte client;

C. à des fournisseurs de crédit ou à des agences d’évaluation du crédit;

D. à des tiers, lorsque le concessionnaire ou le client y consent ou que la loi l’exige.

c) BSCA peut communiquer des renseignements personnels au sujet de ses employés dans les cas suivants :

A. aux fins de l’administration courante du personnel et des avantages sociaux;

B. dans le cadre de références demandées par des employeurs éventuels à l’égard d’employés actuels ou anciens;

C. lorsque la loi l’exige.

d) Seuls les employés de BSCA qui demandent l’accès à des fins d’affaires ou dont les fonctions l’exigent dans une mesure raisonnable obtiennent l’accès aux renseignements personnels sur les concessionnaires, les clients et les employés. BSCA peut communiquer des renseignements personnels aux membres de son groupe aux États Unis à des fins de traitement de l’information. Le membre du groupe qui reçoit de tels renseignements doit conclure avec BSCA une convention aux termes de laquelle il convient de se conformer au code de protection de la vie privée de BSCA, sous réserve des lois et règlements américains qui pourraient rendre obligatoire la communication de ces renseignements au gouvernement des États Unis ou à ses organismes dans certaines circonstances.

e) BSCA ne conserve les renseignements personnels que tant que cela est nécessaire ou utile aux fins déterminées ou que la loi l’exige. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont servi à prendre une décision à propos d’un concessionnaire, d’un client ou d’un employé, BSCA doit conserver, pendant un délai raisonnablement suffisant pour permettre au concessionnaire, au client ou à l’employé d’y avoir accès, les renseignements réels ou les motifs justifiant la décision.

f) BSCA doit maintenir des contrôles, des calendriers et des pratiques raisonnables et systématiques à l’égard de la conservation et de la destruction des renseignements et des registres qui s’appliquent aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ni pertinents aux fins déterminées ou qu’il n’est plus nécessaire de conserver en vertu de la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.

Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils doivent être utilisés.

a) Les renseignements personnels que BSCA utilise doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés servent à prendre une décision à propos d’un concessionnaire, d’un client ou d’un employé.

b) BSCA doit mettre à jour les renseignements personnels sur les concessionnaires, les clients et les employés lorsque les fins déterminées l’exigent ou après avis de la personne concernée.

Principe 7 – Mesures de sécurité

BSCA doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

a) BSCA doit protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisées au moyen de mesures de sécurité appropriées. BSCA doit protéger les renseignements, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

b) BSCA doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers au moyen d’ententes contractuelles stipulant le caractère confidentiel des renseignements et les fins auxquelles ils doivent être utilisés.

c) Tous les employés de BSCA qui ont accès aux renseignements personnels sont tenus, comme condition d’emploi, d’en respecter le caractère confidentiel.

Principe 8 – Transparence au sujet des politiques et des pratiques

BSCA doit mettre à la disposition des concessionnaires, des clients et des employés des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

a) BSCA doit faire en sorte que les renseignements sur ses politiques et pratiques soient faciles à comprendre, y compris ce qui suit :

A. le titre et l’adresse de la ou des personnes chargées de veiller à ce que la société respecte le code de protection de la vie privée et à qui les demandes ou les plaintes peuvent être adressées;

B. les moyens d’obtenir l’accès aux renseignements personnels que BSCA conserve;

C. une description du type de renseignements personnels que BSCA conserve, y compris un compte rendu général de leur utilisation.

b) BSCA doit fournir des renseignements en vue d’aider les concessionnaires, les clients et les employés à faire des choix quant à l’utilisation de leurs renseignements personnels et aux services de protection de la vie privée offerts par BSCA.

Principe 9 – Accès des concessionnaires, des clients et des employés aux renseignements personnels

BSCA doit informer le concessionnaire, le client ou l’employé qui en fait la demande de l’existence des renseignements personnels le concernant, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter.

Le concessionnaire, le client ou l’employé peut contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

a) BSCA doit donner au concessionnaire, au client ou à l’employé qui en fait la demande la possibilité raisonnable d’examiner les renseignements personnels qui se trouvent dans son dossier. La personne concernée pourra consulter les renseignements personnels qui lui seront présentés sous une forme compréhensible dans un délai raisonnable, sans frais ou à un coût minime.

b) Dans certains cas, BSCA pourrait ne pas pouvoir donner l’accès à tous les renseignements personnels qu’elle possède au sujet d’un concessionnaire, d’un client ou d’un employé. Par exemple, BSCA pourrait ne pas donner accès aux renseignements si, ce faisant, elle révélait les renseignements personnels d’autres personnes ou si ceux-ci pouvaient menacer la vie ou la sécurité d’une autre personne. En outre, BSCA pourrait ne pas donner accès aux renseignements si, ce faisant, elle révélait des renseignements commerciaux confidentiels, si ces renseignements sont protégés par un secret professionnel, s’ils ont été générés dans le cadre d’un processus de résolution de conflits officiel ou s’ils ont été recueillis dans le cadre d’une enquête sur la violation d’une convention ou d’une infraction à une loi fédérale ou provinciale. Si elle ne peut permettre l’accès aux renseignements personnels, BSCA donnera les raisons du refus sur demande.

c) À la demande de la personne concernée, BSCA doit donner un compte rendu de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels et, dans la mesure du possible, indiquer la provenance des renseignements. À cet égard, lorsqu’il lui est impossible de donner une liste des organismes à qui elle a effectivement communiqué des renseignements personnels au sujet d’une personne, BSCA doit donner une liste des organismes à qui elle pourrait les avoir communiqués.

d) Aux fins de la protection des renseignements personnels, un concessionnaire, un client ou un employé peut être appelé à donner suffisamment de renseignements permettant de l’identifier pour que BSCA lui révèle l’existence, l’utilisation et la communication des renseignements personnels et autorise l’accès au dossier de cette personne. L’information ainsi fournie doit servir à cette seule fin.

e) BSCA doit corriger ou compléter sans délai les renseignements personnels qui sont inexacts ou incomplets. Lorsqu’un différend quant à l’exactitude ou à l’exhaustivité des renseignements n’est pas réglé, cette question est portée au dossier de la personne concernée. S’il y a lieu, BSCA doit transmettre aux tiers ayant accès aux renseignements personnels en question les renseignements modifiés ou les informer de l’existence du différend non réglé.

f) Un client peut obtenir des renseignements ou demander l’accès à son dossier personnel en communiquant avec un représentant désigné au bureau d’affaires de BSCA.

g) Un employé peut obtenir des renseignements ou demander l’accès à son dossier personnel en communiquant avec son superviseur immédiat au sein de BSCA.

Principe 10 – Possibilité de porter plainte contre le non respect des principes

Le concessionnaire, le client ou l’employé doit pouvoir porter plainte à l’égard du non respect des principes énoncés ci dessus en communiquant avec la ou les personnes désignées responsables de la conformité de BSCA au code de protection de la vie privée.

a) BSCA doit maintenir en place des mécanismes pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements de ses concessionnaires, de ses clients et employés à propos de la façon dont la société traite les renseignements personnels.

b) BSCA doit informer ses concessionnaires, clients et employés de l’existence de ces mécanismes ainsi que du processus de traitement des plaintes dont ils peuvent se prévaloir.

c) La ou les personnes responsables de la conformité au code de protection de la vie privée peuvent consulter des conseillers externes, s’il y a lieu, avant de répondre de façon définitive aux plaintes des personnes concernées.

d) BSCA doit faire enquête sur toutes les plaintes au sujet de la conformité au code de protection de la vie privée. Si une plainte est jugée fondée, BSCA doit mettre en œuvre les mesures appropriées pour répondre à la plainte, y compris, s’il y a lieu, modifier ses politiques et pratiques. Le concessionnaire, le client ou l’employé doit être informé de l’issue de l’enquête sur sa plainte.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’engagement de BSCA relativement à la protection de la vie privée, il y a lieu de consulter le site Web de BSCA à l’adresse www.bridgestonetire.ca.

Pour obtenir des exemplaires du Code type sur la protection des renseignements personnels de la CSA, il y a lieu de communiquer avec l’Association canadienne de normalisation à l’adresse suivante :

178, Rexdale Blvd.
Etobicoke (Ontario)
M9W 1R3